Desky - föreningens kontor på nätet

 
Desky är föreningens eget digitala kontor på nätet och syftet är att underlätta föreningsadministration. Genom Desky erbjuder SÖU flera nyttiga tjänster till sina medlemsföreningar. 
 
Desky finns till för att underlätta föreningarnas administration genom att samla nyttiga och säkra tjänster och program på ett ställe på nätet. Varje medlemsförening har ett eget så kallat Kontor på Desky, till vilket flera föreningsaktiva (kallade Kolleger) i föreningen kan anslutas. Desky finns tillgängligt, bakom lösenord, på adressen www.desky.fi
 
I Desky finns tillgång till ett system för lagring av dokument, ett medlemsregister, en meddelandefunktion, direktinloggning till föreningens hemsida och den tidigare rapportblanketten, nu kallad Föreningsverksamhet. Dessa tjänster är kostnadsfria att använda för föreningen. Utöver de kostnadsfria funktionerna finns det även möjlighet för föreningen att köpa till olika tjänster såsom bokförings- och faktureringsprogram.
 
Grundtanken med Desky är att tillhandahålla behövliga och säkra verktyg för föreningarna. En närmare beskrivning av tjänsterna och funktionerna i Desky finns längre ner på sidan.
 
Ta i bruk Desky! 
Alla SÖU:s medlemsföreningar behöver ta i bruk Desky, eftersom förenings-statistiken årligen lämnas in via systemet. Varje förening utser en person som blir föreningens administratör för Desky. Det är enbart administratören som beställer inloggning från SÖU, därefter bjuder denna person in övriga från er förening som ni vill att ska ha tillgång till systemet. Alla i föreningen har en egen personliga inloggning till Desky. 
 
För att beställa Desky till din förening, ska den utsedda administratören fylla i formuläret nedan. Ange föreningens namn, ditt namn, din e-postadress samt roll i föreningen (ordförande, kontaktperson, IT-ansvarig, kassör, sekreterare, styrelsemedlem eller liknande). När SÖU mottagit din anmälan får du inom några vardagar ett e-postmeddelande med länk till din inloggning. När du fullföljt registreringen och loggat in är det bara att bjuda in övriga kolleger i föreningen och börja använda funktionerna. 
 
Glömt lösenordet?

Har du redan fått inloggningsuppgifter till Desky men glömt ditt lösenord, kan du beställa ett nytt på inloggningssidan. Användarnamnet är det samma som din e-postadress. 

 

Beställningsformulär

För att få tillgång till Desky i din förening, fyll i formuläret nedan. När vi mottagit din beställning får du inom ett par vardagar ett e-postmeddelande med länk till din inloggning.

OBS! Endast en person per förening kan beställa inloggning från SÖU. Den personen blir administratör för ert Desky-kontor" och bjuder sedan in övriga personer som ska ha tillgång till systemet.
Skriv siffran 1 med bokstäver:

Funktioner i Desky

 

I Desky ingår flera funktioner som underlättar administrationen för föreningar. Som standard för alla SÖU:s medlemsföreningar ingår kostnadsfritt följande:

 
Dokument

I Desky Dokument kan du tryggt och säkert ladda upp och lagra föreningens filer, styrelseprotokoll, avtal och liknande. Du kan både ha en egen mapp och skapa en gemensam mapp för hela styrelsen. I Dokument finns även mappar delade från SÖU vilka innehåller t.ex. olika mallar och bottnar som berör föreningsverksamhet.

Inuti dokumentdelen finns en kalenderfunktion. Där kan föreningen sätta in sina evenemang, när fastigheten är uthyrt och annat så att alla i styrelsen har tillgång till samma information. I föreningens kalender visas även information från SÖU, såsom kurser, ÖP:s utgivningsdatum och liknande. Det kommer även att vara möjligt att läsa in en kalender innehållandes den s.k festfördelningen.

Desky Dokument finns som en app för smarttelefoner och för stationära datorer. Funktionen behöver alltså inte enbart användas via inloggning på desky.fi. Desky Dokument fungerar på samma sätt som t.ex. Dropbox eller Google Drive. Fördelen med Desky är att tjänsterna finns på finska servrar och beaktar GDPR. Dessutom administreras systemet centralt åt föreningen vilket minimerar risken för att problem uppstår i föreningen exempelvis vid personbyten.
 
Statistik

Statistik är det som tidigare kallades rapportblanketten. Här fyller föreningen i sina basuppgifter som generar info till SÖU:s hemsida och till föreningens egen sida (kontaktuppgifterna).

Det är via denna modul som föreningsstatistiken lämnas in årligen av varje enskild förening. Statistiken visas inte utåt utan syns enbart i systemet. Statistiken får gärna uppdateras löpande under året men alltid för föregående år senast i slutet av mars, vartefter SÖU redovisar den vidare i bulk till Undervisnings- och kulturministeriet.
 
Medlemsregister

I medlemsregistret kan du enkelt sätta till och editera egenskaper om föreningens medlemmar. Genom att ge medlemmarna olika egenskaper kan du skapa listor och sorteringar, exempelvis för att visa vem som har en viss kompetens såsom Första hjälp-utbildning eller liknande.

Från systemet kan du spara ner fakturor för medlemsavgift och printa ut. Dessutom finns det möjlighet att, mot en tilläggskostnad, anlita en tjänst för att e-posta ut fakturor eller för att de automatiskt ska skrivas ut och postas till mottagaren. Kostnaden för att ha systemet att printa och posta en faktura till slutmottagaren syns tydligt inne i systemet. 
 
Webbsajt
Inloggningen till föreningens kostnadsfria hemsida sker genom Desky. Detta kräver dock att motsvarande konto en gång har konfigurerats på hemsidan. 
 
Meddelanden
Via Desky kan kolleger inom samma kontor sända meddelanden till varandra. Med meddelande-funktionen kan du alltså påminna din styrelse om att gå in och läsa det senaste uppladdade styrelseprotokollet eller informera om något annat som är aktuellt. Mottagaren får via e-post meddelande om att ett nytt meddelande finns att läsa på Desky. Det är även möjligt att skicka meddelanden till SÖU genom systemet.
 
Kolleger
Under administrationsdelen finns sektionen Kolleger. Där bjuder du in övriga personer, såsom styrelsemedlemmar och andra resurspersoner i föreningen, till Desky och ställer in vilka rättigheter de har, dvs. vilka funktioner de får göra vad med. Det är den första i er förening som blir tillsatt i systemet som bjuder in de övriga som ska ha tillgång till Desky.
 
Mitt kontor

Mitt kontor innehåller basuppgifter om föreningen, närmast för att kunna ta emot fakturor från någon leverantör ifall tilläggstjänster beställs i systemet.

 

På sidan help.desky.fi finns manualer som stöd och hjälp för systemet. Vid frågor kan du även vända dig till SÖU eller Webbhuset, som är leverantör av tjänsten.