Funktioner i Desky

 

I Desky ingår flera funktioner som underlättar administrationen för föreningar. Som standard för alla SÖU:s medlemsföreningar ingår kostnadsfritt följande:

 
Dokument

I Desky Dokument kan du tryggt och säkert ladda upp och lagra föreningens filer, styrelseprotokoll, avtal och liknande. Du kan både ha en egen mapp och skapa en gemensam mapp för hela styrelsen. I Dokument finns även mappar delade från SÖU vilka innehåller t.ex. olika mallar och bottnar som berör föreningsverksamhet.

Inuti dokumentdelen finns en kalenderfunktion. Där kan föreningen sätta in sina evenemang, när fastigheten är uthyrt och annat så att alla i styrelsen har tillgång till samma information. I föreningens kalender visas även information från SÖU, såsom kurser, ÖP:s utgivningsdatum och liknande. Det kommer även att vara möjligt att läsa in en kalender innehållandes den s.k festfördelningen.

Desky Dokument finns som en app för smarttelefoner och för stationära datorer. Funktionen behöver alltså inte enbart användas via inloggning på desky.fi. Desky Dokument fungerar på samma sätt som t.ex. Dropbox eller Google Drive. Fördelen med Desky är att tjänsterna finns på finska servrar och beaktar GDPR. Dessutom administreras systemet centralt åt föreningen vilket minimerar risken för att problem uppstår i föreningen exempelvis vid personbyten.
 
Föreningsverksamhet

Föreningsverksamhet är det som tidigare kallades rapportblanketten (och som förmodligen döps om till statistik). Här fyller föreningen i sina basuppgifter som generar info till SÖU:s hemsida och till föreningens egen sida (kontaktuppgifterna).

Det är via denna modul som föreningsstatistiken lämnas in årligen av varje enskild förening. Statistiken visas inte utåt utan syns enbart i systemet. Statistiken får gärna uppdateras löpande under året men alltid för föregående år senast i slutet av mars, vartefter SÖU redovisar den vidare i bulk till Undervisnings- och kulturministeriet.
 
Medlemsregister

I medlemsregistret kan du enkelt sätta till och editera egenskaper om föreningens medlemmar. Genom att ge medlemmarna olika egenskaper kan du skapa listor och sorteringar, exempelvis för att visa vem som har en viss kompetens såsom Första hjälp-utbildning eller liknande.

Från systemet kan du spara ner fakturor för medlemsavgift och printa ut. Dessutom finns det möjlighet att, mot en tilläggskostnad, anlita en tjänst för att e-posta ut fakturor eller för att de automatiskt ska skrivas ut och postas till mottagaren. Kostnaden för att ha systemet att printa och posta en faktura till slutmottagaren syns tydligt inne i systemet. 
 
Webbsajt
Inloggningen till föreningens kostnadsfria hemsida sker genom Desky. Detta kräver dock att motsvarande konto en gång har konfigurerats på hemsidan. 
 
Meddelanden
Via Desky kan kolleger inom samma kontor sända meddelanden till varandra. Med meddelande-funktionen kan du alltså påminna din styrelse om att gå in och läsa det senaste uppladdade styrelseprotokollet eller informera om något annat som är aktuellt. Mottagaren får via e-post meddelande om att ett nytt meddelande finns att läsa på Desky. Det är även möjligt att skicka meddelanden till SÖU genom systemet.
 
Kolleger
Under administrationsdelen finns sektionen Kolleger. Där bjuder du in övriga personer, såsom styrelsemedlemmar och andra resurspersoner i föreningen, till Desky och ställer in vilka rättigheter de har, dvs. vilka funktioner de får göra vad med. Det är den första i er förening som blir tillsatt i systemet som bjuder in de övriga som ska ha tillgång till Desky.
 
Mitt kontor

Mitt kontor innehåller basuppgifter om föreningen, närmast för att kunna ta emot fakturor från någon leverantör ifall tilläggstjänster beställs i systemet.

 

På sidan help.desky.fi finns manualer som stöd och hjälp för systemet. Vid frågor kan du även vända dig till SÖU eller Webbhuset, som är leverantör av tjänsten.